Per poter migliorare la propria governarce è fondamentale che una struttura incentri la propria metodologia di lavoro intorno ad un sistema virtuoso denominato P.D.C.A con il quale è possibile suddividere ogni processo interno al fine di standardizzarne gli output.

P = PLAN = pianificare

D = DO = fare

C = CHECK = verificare

A = ACT = agire

Queste fasi, se correttamente applicate, permettono all’Alta Direzione di avviare un graduale e costante miglioramento in quanto, nel tempo, la storicità della documentazione predisposta permette di individuare esattamente le sacche di inefficienza e/o inappropriatezza.

Plan

Con la pianificazione si individua il progetto (o business plan in caso di maggiore complessità), se ne definiscono le potenziali criticità, elemento cardine da cui partire, e si sintetizzano quali siano i risultati attesi.

Uno degli esempi principali che viene preso in esame in questa fase è quello dell’analisi degli obiettivi per gli anni successivi durante il Riesame della Direzione. Tale documento viene redatto al fine di veicolare gli sforzi, economici e in termini di tempo, su progetti che hanno ottenuto l’approvazione della Proprietà a seguito di un controllo delle loro criticità secondo tre parametri:

  • Importanza                grado del disservizio in termini organizzativi
  • Complessità               grado di difficoltà
  • Accettabilità              grado di intervento

Qualora l’importanza della criticità si configurasse di scarso valore allora sarebbe preferibile concentrare gli sforzi su questioni più importanti, mentre se la complessità fosse bassa ma con un’importanza elevata allora questo determinerebbe la necessità di un’azione correttiva immediata.

Alla luce di questa analisi il progetto, per essere valutato accettabile nel suo complesso, deve configurarsi come specifico, misurabile, realistico, fattibile e temporizzato.

Do

L’esecuzione pratica di quanto sopra indicato deve, a sua volta, essere posta in essere seguendo uno schema ben preciso nel quale vengono identificati correttamente i protagonisti che porteranno avanti il progetto, i tempi di realizzazione e le relative modalità con tempi di prova ben definiti.

Un fattore produttivo che in questa fase merita l’attenzione è il lavoratore che deve necessariamente essere formato sulle nuove modalità operative da dover applicare a fronte delle nuove esigenze che l’azienda ha inteso promuovere.

All’interno del nostro esempio questo punto si concretizza nella predisposizione del documento in cui vengono riportati, nel dettaglio, gli obiettivi che si intendono perseguire insieme ai rispettivi criteri scelti per il raggiungimento dello scopo.

Check

È la fase più importante in quanto, con la sua analisi, si porta in evidenza lo stato di lavorazione del progetto e se questo si stia avvicinando agli standard stabiliti.

Durante questa fase di controllo viene osservata la sostenibilità di quanto è stato fino a quel momento eseguito, analizzandone gli errori e le azioni non ancora concluse.

Successivamente alla prima applicazione delle soluzioni progettate, queste vengono sottoposte ad un controllo nel tempo per verificare quanto è stato realizzato ed, eventualmente, approfondire le anomalie ancora persistenti.

Nel nostro caso di studio, questa fase prevede un controllo generale, dopo non meno di 6 mesi, di tutti gli obiettivi previsti e la verifica del loro stato di avanzamento, predisponendo azione correttive qualora lo si ritenga opportuno.

Act

Si configura come fase conclusiva di un primo ciclo che determina se l’obiettivo è stato portato a termine o se questo necessiti di un ritorno in fase Plan per una sua rimodulazione a seguito di imprevisti emersi.

Nel primo caso le ultime azioni da perseguire saranno riconducibili ad una standardizzazione del miglioramento ottenuto rendendolo applicabile in via definitiva ed a un suo costante monitoraggio.

Nel secondo caso, invece, si deve procedere ad un’analisi postuma del progetto andando ad analizzare quali siano stati gli elementi che ne hanno determinato un rallentamento o, nei casi più gravi, il fallimento.

Sempre nel nostro esempio questo avviene durante il Riesame della Direzione di fine anno, dove vengono analizzati tutti gli obiettivi, precedentemente disposti, e si predispone un breve riassunto con lo scopo di fornire un quadro complessivo di tutte le attività poste in essere.

In conclusione, i vantaggi del ciclo PDCA possono essere così riassunti: ottimizzazione dei tempi, standardizzazione di un metodo applicabile in tutte le aree, evidenziazione degli errori (così da poter essere analizzati, valutati ed eliminati) e responsabilizzazione di ogni singolo lavoratore del progetto, con conseguente miglioramento del lavoro di tutto il team.